源泉徴収票が必要な理由と依頼時の基本ルール
転職後の年末調整や確定申告を控えていると、「退職した会社に源泉徴収票をお願いしたいけれど、どうメールを書けばよいか分からない」と感じる方は少なくありません。
この記事では、依頼メールを作成する際のマナーや件名の付け方、記載すべき情報を分かりやすく整理し、さまざまな状況で使える例文も多数掲載しています。
さらに、催促の方法や受け取り後の感謝メールまで網羅しているため、必要なシーンに応じて参考にできます。
■ 源泉徴収票とは？その重要性
源泉徴収票とは、その年に支払われた給与額や源泉徴収された税金の金額が記載された非常に重要な書類です。
この書類は以下の場面で必ず必要となります。
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転職先の年末調整で提出が求められる
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自分で確定申告を行う際の必須書類
法律では、企業は退職者に対して「速やかに」源泉徴収票を交付する義務があります。
しかし繁忙期などには対応が遅れるケースもあるため、必要な期限を明確にして余裕を持って依頼することが重要です。
■ メール依頼時の基本マナーとチェックポイント
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件名は用件が一目で分かるように
→ 例：「源泉徴収票発行のお願い（氏名／退職日）」 -
宛先を正確に指定する
→ 総務・人事・経理など担当部署宛てに。部署が分からない場合は代表アドレス宛てに送信し、本文で「ご担当者様」と記載します。 -
本人確認情報を漏れなく記載
→ 氏名（フルネーム・フリガナ）、社員番号（あれば）、退職日、生年月日、住所、電話番号など。 -
送付方法・送付先を明確にする
→ 郵送かPDFか、希望する形式を指定。 -
期限がある場合は具体的な日付を提示
→ 「できるだけ早く」ではなく、「○月○日まで」と明確に伝えることが大切です。 -
感謝の言葉を忘れずに添える
→ 退職後のお願いという立場を踏まえ、丁寧な言葉で締めくくりましょう。
状況に応じて使える依頼メール文例（前半）
以下に、すぐ使用できるメール例文を紹介します。必要な箇所を置き換えるだけで簡単に利用可能です。
① 標準的な依頼メール
件名：源泉徴収票発行のお願い（佐藤太郎／2024年9月30日退職）
本文例：
② PDFデータでの発行を依頼する場合
件名：源泉徴収票（PDFデータ）送付のお願い（田中花子）
本文例：
期限が迫っている場合・再発行・住所変更・アルバイト在籍時の依頼メール例
このパートでは、より具体的なケースに対応した依頼文を紹介します。
提出期限が近い場合や、源泉徴収票を紛失した場合、退職後に住所が変わったケース、またアルバイトとして勤務していた場合の依頼例も用意しました。
各状況に合わせて必要事項を差し替えて利用してください。
③ 提出期限が迫っているときの依頼文
件名：【至急】源泉徴収票発行のお願い（11月10日までに対応希望／鈴木一郎）
本文例：
④ 源泉徴収票を紛失し、再発行を依頼するケース
件名：源泉徴収票の再発行依頼（再送付希望／田中彩）
本文例：
⑤ 退職後に住所が変更になった場合
件名：源泉徴収票送付先住所変更のご連絡（山本大輔）
本文例：
⑥ アルバイトやパートとして勤務していた場合
件名：源泉徴収票発行のお願い（元アルバイト／高橋美咲）
本文例：
マイナンバー確認・担当部署不明・催促・お礼メール例と注意点
このパートでは、特殊なケースに対応できるメール例を紹介します。
マイナンバーの有無を確認したい場合、担当部署が不明で代表アドレスに送るケース、返信が来ないときの催促、受領後のお礼メールなど、最後のやりとりまで丁寧に解説します。
⑦ マイナンバーの記載有無を確認したい場合
件名：源泉徴収票の発行依頼とマイナンバー記載確認（小林健）
本文例：
⑧ 担当部署が不明な場合（代表アドレス宛）
件名：源泉徴収票発行のお願い（ご担当部署へのお取次ぎをお願いします）
本文例：
⑨ 催促メール（未着・未返信の場合）
件名：源泉徴収票発行依頼の再送（前回〇月〇日送信／山田太郎）
本文例：
⑩ 受領後のお礼メール
件名：源泉徴収票ご送付の御礼（山田太郎）
本文例：
✅ メール作成時の注意点
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住所の記載漏れを防ぐ：郵送を希望する場合は郵便番号から正確に記載する。
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期限は具体的に：「できるだけ早く」ではなく明確な日付を伝える。
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本人情報を十分に：氏名・退職日・生年月日などを入れないと確認に時間がかかる。
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返信がない場合：3〜5営業日待ってから、催促メールを送るのが適切です。
✅ まとめ｜スムーズに源泉徴収票を受け取るために
退職先に源泉徴収票を依頼する際は、
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誰宛に送るか
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いつまでに必要か
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どの形式で送付してほしいか
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送付先はどこか
を明確に伝えることが大切です。
この記事で紹介した文例を状況に合わせて編集すれば、迅速かつ丁寧な依頼が可能です。
迷った場合は基本形をベースにし、期限や送付方法など必要事項を追加するだけで十分です。
早めの依頼で余裕を持ち、スムーズに手続きを完了させましょう。
